Версия для печати Поиск
Главная 1С:Консолидация 8

Часто задаваемые вопросы

по задачам бюджетирования

1. Общие сведения о программном продукте
2. Формирование бюджетной и финансовой структуры
3. Основной функционал программы
4. Дополнительные возможности

1. Общие сведения о программном продукте

1.1. Судя по названию, программный продукт "1С:Консолидация 8" разрабатывался в большей степени для консолидации бухгалтерской отчетности. Какое отношение он имеет к бюджетированию?

Программный продукт "1С:Консолидация 8" предназначен для сбора и обработки финансовой и операционной информации, представленной в различной форме.

Можно указать следующие преимущества, позволяющие позиционировать продукт именно как решение для бюджетирования:

  • реализация наиболее распространенных способов планирования бюджетных показателей (нормативный, экспертный, экстраполяция фактических данных);
  • возможность организации планирования как "снизу вверх", так и "сверху вниз" с использованием механизмов консолидации и распределения;
  • возможность сценарного подхода к бюджетному планированию.

1.2. В нашей компании сбор и представление управленческой отчетности осуществляются в табличных редакторах. В чем преимущества "1С:Консолидации 8"?

На наш взгляд, указанные преимущества заключаются в следующем:

  • Гибкость настройки бюджетной модели. При изменении финансовой структуры компании или используемых элементов НСИ бюджетная модель может быть легко адаптирована к ним без существенных доработок (что является преимуществом по сравнению с бюджетированием в табличных редакторах).
  • Эргономичность. Данное преимущество реализуется в возможности загрузки и обработки большого количества информации от подразделений буквально одним нажатием клавиши.
  • Наглядность представления информации. Более наглядным является представление взаимосвязей между показателями различных бюджетов, что способствует лучшему их пониманию участниками, а также аналитической информации в виде всевозможных графиков, таблиц, диаграмм и т.д.
  • Процессный подход. Инструменты программы дают в руки финансовых служб возможности планирования бюджетного процесса, управления бюджетным процессом, делегирования полномочий.
  • Аудируемость отчетных данных. Встроенные механизмы программы позволяют контролировать достоверность отчетности, в том числе осуществлять расшифровку данных до документов внешнего учетного решения.
  • Широкие аналитические возможности. Программные средства предоставляют возможность многослойного представления и анализа данных, при этом настройка аналитических отчетов и графиков значительно упрощена.
  • Ориентированность на бизнес-пользователей. Большинство настроек, требуемых для задания финансовой структуры, бюджетной модели, регламентов и реализации бюджетного процесса в "1С:Консолидации 8" могут производиться без привлечения программистов.

1.3. В нашей компании источником данных для составления управленческой отчетности является информационная база в "1С:Бухгалтерии 8". Возможна ли интеграция двух программных продуктов или нам придется выгружать бухгалтерские данные и затем вносить их в "1С:Консолидацию 8"?

В вашем случае интеграция не только возможна, но даже необходима. В "1С:Консолидации 8" есть механизмы, позволяющие при расчетах показателей бюджетов делать запрос не только к данным, хранящимся в "1С:Консолидации 8", но и к данным других программных продуктов на базе "1С:Предприятия". В данном случае в формуле расчета показателя бюджета будет присутствовать операнд, запрашивающий определенные данные из "1С:Бухгалтерии 8".

1.4. В нашей компании различные участки учета автоматизированы при помощи разных программных продуктов на базе "1С:Предприятия" ("1С:Бухгалтерия 8" и "1С:Бухгалтерия 7.7", "1С:Управление торговлей 8" и др.). В связи с этим высока трудоемкость сбора информации для управленческой отчетности. Что вы можете нам предложить?

В "1С:Консолидации 8" реализуется возможность получения данных непосредственно из внешних информационных баз - ВИБ ("Управление производственным предприятием", "Управление торговлей", "Бухгалтерия"), при этом настройка импорта из ВИБ проста и ориентирована на бизнес-пользователей.

Для типичных ситуаций (выборка данных из регистров бухгалтерии и накопления) достаточно уровня "продвинутого" пользователя. Для сложных случаев поддерживается произвольный запрос, требующий квалификации программиста.

1.5. Для управления компанией мы планируем приобрести и внедрить "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием", а для ведения бюджетирования использовать соответствующий модуль этого продукта. Является ли "1С:Консолидация 8" альтернативным или дополняющим элементом автоматизации?

Использование "1С:Консолидации 8" может являться как дополнением к существующей транзакционной системе (бюджетирование в "1С:Управлении производственным предприятием 8" построено именно по транзакционному принципу), так и выступать как самостоятельный вариант автоматизации.

Отметим, что существенную выгоду предприятие получает от совместного использования продуктов "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Консолидация 8":

  • В данном случае транзакционная система будет выступать в качестве рабочей базы для непосредственного ведения бюджетирования. УПП позволяет интегрировать бюджеты в общий контур управления предприятием посредством связи с другими подсистемами (управление продажами, закупками, бухгалтерский учет, казначейство).
  • "1С:Консолидация 8" будет выступать как хранилище плановых и фактических данных. Благодаря мощным средствам управления процессами и аналитическим инструментам программа осуществляет обработку и представление информации в требуемой для управленцев форме.

1.6. В чем отличие принципов ведения бюджетирования с применением "1С:Консолидации 8" по сравнению с транзакционными системами?

Мы считаем, что эти отличия заключаются в следующем:

  • "1С:Консолидация 8" ориентирована на табличное заполнение бюджетов, которое преобладает на большинстве предприятий и является привычным для участников бюджетного процесса.
  • "1С:Консолидация 8" обеспечивает учет и исключение внутригрупповых операций группы компаний.
  • "1С:Консолидация 8" позволяет использовать бюджеты произвольного формата и содержания, возможно использование терминологии, которая будет понятна всем участникам бюджетного процесса.
  • "1С:Консолидация 8" позволяет вести учет финансовых и нефинансовых показателей.
  • "1С:Консолидация 8" обеспечивает настройку и управление бизнес-процессом сбора и обработки отчетности.
  • "1С:Консолидация 8" позволяет легко импортировать информацию из различных информационных баз.

2. Формирование бюджетной и финансовой структуры

2.1. В нашей компании финансовый год не совпадает с календарным и начинается 1 октября. Позволяет ли система формировать отчетность поквартально, притом, что границы кварталов не будут совпадать с календарными?

Да, это возможно. Для задания периода, за который формируется отчетность, в системе используется справочник "Периоды". Для каждого из элементов данного справочника можно указать произвольные даты начала. Так, например, период с названием "1 квартал 2010 финансового года" может начинаться 01.10.2009 и заканчиваться 01.01.2010.

2.2. Насколько трудоемок процесс построения бюджетной модели в программе? Могут ли пользователи без навыков программирования на встроенном языке "1С:Предприятия 8" справиться с этой задачей?

В "1С:Консолидации 8" предельно упрощена и доступна для реализации не только программистами, но и сотрудниками экономических служб разработка бюджетной модели, а именно:

  • определение перечня используемых бюджетов;
  • разработка их формата;
  • настройка взаимосвязей между бюджетами и схем консолидации

При понимании принципов построения бюджетной модели ее задание в АС становится не более сложной задачей, чем при работе с MS Excel. Необходимым условием, вероятно, следует указать хотя бы небольшое знакомство с продуктами фирмы "1С".

2.3. Есть ли возможность реализовать в 1С:Консолидации 8" бюджетную модель, разработанную в MS Excel?

Да возможно, поскольку "1С:Консолидация 8" предполагает ведение бюджетирования в табличном формате, то есть максимально приближено к привычным таблицам электронного редактора MS Excel. Убедиться в этом, а также рассмотреть работу программы на примере можно при помощи методических моделей "Бюджетирование торговой компании" и "Бюджетирование группы компаний", входящих в состав поставки продукта.

Вы полностью можете перенести бюджетные формы из MS Excel, вам лишь потребуется задать связи между показателями бюджетов.

2.4. Насколько трудоемка процедура переноса бюджетных форм из MS Excel в "1С:Консолидацию 8"?

Процедура импорта разработанных бюджетных форм достаточно проста и позволяет ускорить сроки внедрения бюджетирования. В случае необходимости, бюджетные формы могут быть выгружены из "1С:Консолидации 8" в MS Excel и после заполнения импортированы обратно. Точное соответствие отчетных форм разработанным макетам обеспечивает безошибочный импорт из внешних файлов.

2.5. Строка "Поступление денежных средств от покупателей" в БДДС у нас дополнительно детализируется в разрезе контрагентов. Состав наших покупателей часто меняется. Насколько серьезные изменения придется вносить при этом в бюджетную модель?

Бюджетная модель, реализованная при помощи "1С:Консолидации 8" не зависит от содержимого классификаторов, по элементам которых детализируются те или иные показатели, то есть вносить какие-либо изменения в модель не придется.

Если загружаемый комплект отчетности содержит раскрытие по контрагентам, с которыми ранее расчетов не возникало, то новые контрагенты будут добавлены в классификатор автоматически.

2.6. В нашей компании многоуровневая финансовая структура, и предполагается наличие промежуточных центров консолидации бюджетов. Насколько это возможно реализовать в программном продукте?

"1С:Консолидация 8" поддерживает как одноступенчатую, так и многоступенчатую консолидацию. Любой вид финансовой структуры задается в справочнике "Организационные единицы". При этом по аналогии с бухгалтерской консолидацией предполагается, что вышестоящий ЦФО является 100 % "владельцем" нижестоящего.

Например, подобная структура используется в методической модели "Бюджетирование торговой компании".

3. Основной функционал программы

3.1. У нас в компании планирование бюджетных показателей производится в нескольких вариантах. Возможно ли составление нескольких версий одного бюджета в программе?

Да, многосценарное планирование возможно реализовать в программном продукте двумя способами: бюджеты формируются с обязательным указанием реквизита "Сценарий". Запустив процесс обработки бюджетов несколько раз по различным сценариям или заполнив бюджеты вручную вы можете достичь своей цели.

Альтернативный способ заключается в составлении нескольких версий одного и того же бюджета. В этом случае бюджет остается неизменным и единственным, но версии значений показателей будут храниться в регистрах и доступны для анализа при помощи "Отчета по корректировкам показателей".

Благодаря перечисленным функциям "1С:Консолидации 8" вы можете использовать методологию "гибкого бюджетирования" в своей компании.

3.2. После того как бюджет будет сформирован автоматически, сможем ли мы вносить в него ручные корректировки?

Да, текущая версия программного продукта поддерживает ручные корректировки, которые вносятся специальным документом вручную. Это позволяет разделить ответственность за первичное заполнение бюджета и каждую его последующую корректировку

История ввода корректировок также доступна для анализа при помощи отчетов. Например, при помощи "Отчета по корректировкам показателей".

При внесении корректировок именно сумма исходного значения и всех изменений используется в связанных бюджетах. То есть при наличии бюджетной модели, реализованной в программе, изменение показателя операционного бюджета приведет к изменению связанного с ним показателя другого бюджета.

Для ручной корректировки может быть установлен признак сбалансированности, то есть сумма производимых документом изменений проверяется на условие равенства нулю.

В случае необходимости в программе возможно осуществить непосредственную (т.е. в самом бюджете) корректировку показателей статей бюджетов. При этом история корректировок сохраняется и доступна для анализа при помощи отчета "Отчет по корректировкам".

К каждой версии корректируемого показателя можно добавлять комментарии. При этом в истории комментариев сохраняются автор комментария, дата комментария, значение показателя на дату комментирования, а также собственно текст комментария.

3.3. В нашей компании планирование бюджетов ЦФО нижнего уровня осуществляется в центральном офисе и направляется исполнителям в качестве задания. Имеет ли программный продукт какие-либо инструменты, позволяющие реализовать подобный подход?

Для поддержания способа планирования "сверху вниз" в программе реализован механизм обратного распределения значения показателей отчетов по аналитикам. Например, если планируется изменение сводного показателя "Выручка", раскрываемого по аналитике "Контрагенты", программа способна автоматически пропорционально распределить данное изменение по аналитике.

Также, например, можно распределять совокупные расходы компании по какой-либо статье по ЦФО пропорционально выбранной базе распределения.

3.4. В нашей компании бюджетирование построено по транзакционному принципу, планируется каждая хозяйственная операция. Подойдет ли для нас "1С:Консолидация 8"?

"1С:Консолидация 8" позволяет создать шаблоны операций (фактически типовые хозяйственные операции) и организовать процесс планирования при помощи этих шаблонов.

3.5. Позволяет ли программа "1С:Консолидация 8" организовать ведение бюджетирования с использованием плана счетов и принципа двойной записи?

Да, позволяет. Совокупность показателей в "1С:Консолидации 8" представляет собой план показателей (аналог плана счетов). Значения показателей статей бюджетов в программе будут храниться в разрезе плана показателей. План показателей – это совокупность показателей и аналитических измерений. В качестве обязательных аналитик используются период, организация (ЦФО), сценарий и валюта. Кроме того, можно задать до пяти произвольных аналитик.

Для каждого показателя (аналогично счетам плана счетов) можно установить признак активности/пассивности. Для таких показателей поддерживается балансировка ручных операций: контроль равенства сумм, отраженных по активным и пассивным показателям, то есть поддерживается принцип двойной записи.

Хранение данных на плане показателей позволяет получить в программе оборотно-сальдовую ведомость, плановые данные в которую будут попадать из запланированных хозяйственных операций, а фактические – загружаться из внешней информационной базы.

3.6. У нас в компании сбор отчетности подразделений отнимает много времени, что связано с большим количеством файлов. Что вы можете нам предложить?

Система поддерживает различные способы сбора документальной информации от подразделений:

  • Импорт файлов формата MXL и MS Excel, которые могут присылаться по электронной почте.
  • Web-интерфейс, посредством которого файлы могут загружаться в центральную информационную базу.
  • РИБ (распределенные информационные базы). Посредством РИБ данные могут вноситься в базы "1С:Консолидации 8", установленные в территориально удаленных бизнес-единицах, а затем передаваться в центральную базу "1С:Консолидации 8" управляющей компании.

Кроме того, "1С:Консолидация 8" поддерживает пакетный импорт отчетности. При этом импорт может выступать как этап бюджетного процесса, то есть осуществляться в автоматическом режиме

3.7. Входящие в наш холдинг компании принадлежат к различным отраслям, в связи с чем форматы предоставляемой ими отчетности очень различны. Возможна ли их автоматическая "сборка" в этом случае?

При настройке бюджетного процесса для группы подразделений можно указать используемый шаблон отчета именно для этой группы, который может отличаться от шаблонов, используемых в целях сбора информации по другим бизнес-единицам.

Формирование консолидированного отчета по компании в целом также возможно посредством настройки правила сбора информации из различных отчетов.

3.8. Форматы предоставляемой руководству управленческой отчетности предполагают расчет некоторых аналитических показателей (EBIT, EBITDA, финансовые коэффициенты и т.п.) прямо на бланке отчета. Возможно ли, чтобы они рассчитывались автоматически при формировании сводной отчетности?

Безусловно. В каждом отчете можно задать формулу расчета того или иного показателя на основании других показателей того же отчета.

3.9. Позволяет ли система оперативно анализировать отклонения, проводить наглядный динамический и факторный анализ?

Отчет "Сравнительный факторный анализ" позволяет сравнивать значения показателей, проводить факторный анализ отклонений.

3.10. Позволяет ли "1С:Консолидация 8" организовать казначейскую систему исполнения и контроля БДДС?

Контроль исполнения подразделениями утвержденного бюджета может быть организован посредством использования данных, получаемых в результате импорта отчетов, ручного ввода и т.д. Оперативность контроля при этом способе зависит от частоты получения информации.

Также возможен вариант контроля фактического движения денежных средств за определенный период с последующим анализом отклонения от запланированных показателей и принятием корректирующих управленческих решений. Отчеты о движении денежных средств заполняются в этом способе напрямую через COM-соединение с базами данных подразделений.

4. Дополнительные возможности

4.1. Есть ли в программе возможность наглядного представления связей между различными бюджетами?

Да, преимуществом программного продукта является возможность увидеть в наглядном виде, каким образом действует правило формирования того или иного показателя бюджета.

Для этих целей прямо из бюджета можно сформировать подобное дерево показателя, элементами которого выступают показатели бюджетов, связи между ними определяются на основании расчетных формул.

Целиком бюджетная модель может быть представлена схематично при помощи отчета "Связи между отчетами".

4.2. У нас встречается ситуация, когда после сведения воедино показателей многих отчетов весьма затруднительно впоследствии проанализировать итоговый результат и выяснить, кто "виноват" в случае ошибки. Чем может нам помочь "1С:Консолидация 8"?

Программа обладает расширенными возможностями, обеспечивающими аудируемость показателей отчетов. Аудируемость означает в данном случае возможность проверки и анализа итоговых значений, персонификацию ответственности за подготовку отчетности.

Поддерживается автоматическая расшифровка итоговых показателей отчетов по исходным данным вплоть до документов внешней информационной базы. Например, сумму выручки можно расшифровать в следующей последовательности:

1.Бюджет доходов и расходов в "1С:Консолидации 8" - показатель "Выручка от реализации (предприятия, входящие в группу)".

2.Операнд – запрос к регистру бухгалтерии внешней информационной базы "1С:Бухгалтерии 8".

3.Отчет "Анализ счета" внешней информационной базы "1С:Бухгалтерии 8".

4.Отчет по проводкам внешней информационной базы "1С:Бухгалтерии 8".

5.Первичный документ "Реализация товаров и услуг" внешней информационной базы.

4.3. Согласно требованиям иностранных участников при составлении управленческой отчетности мы придерживаемся требований МСФО, в частности, составляем отчеты в иностранной валюте по среднему курсу за период. Позволяет ли программа пересчитать рублевые отчеты в валютные в соответствии с этим правилом?

Да, в системе поддерживаются четыре варианта расчетных курсов, которые могут использоваться для составления отчетности.

Также при установке специального признака, возможен пересчет показателей отчета из одной валюты в другую по одному из рассчитанных курсов.

4.4. Возможно ли при создании различных версий одного и того бюджета оставлять комментарии к каждой из них?

Да, в программе существует возможность оставлять комментарии к отдельным показателям статей бюджетов. При этом в истории комментариев сохраняются автор комментария, дата комментария, значение показателя на дату комментирования, а также собственно текст комментария. Кроме того, программа позволяет оставлять комментарии к бюджетам и также хранить историю этих комментариев.

4.5. Имеется ли возможность в программе прикреплять к утвержденному бюджету протокол заседания и комментарии бюджетного комитета и хранить эти файлы в информационной базе?

К любому бюджету могут быть прикреплены один или несколько файлов в произвольном формате, которые будут храниться в системе "в привязке" к нему.

4.6. Дает ли программа возможность организовать управление по KPI?

Суть подхода к управлению компанией с использованием KPI заключается в контроле руководством ограниченного количества ключевых показателей, характеризующих состояние и динамику развития компании.

Применение продукта "1С:Консолидация 8" дает возможность внедрения данного подхода в компании. При необходимости могут быть созданы дополнительные формы отчетности, содержащие расчетные показатели KPI. При этом не требуется детального анализа большого объема информации для выяснения причин сложившейся ситуации – достаточно воспользоваться встроенным механизмом детализации показателей отчетности.

Подробнее рассмотреть один из вариантов реализации управления по KPI на примере торговой компании можно, ознакомившись с методической моделью "Бюджетирование торговой компании".